Entenda o que são os Serviços de Facilities 

Os serviços de facilities, também conhecidos como serviços de gestão predial ou serviços de gerenciamento de instalações, referem-se a um conjunto abrangente de atividades e serviços que são essenciais para o funcionamento eficiente e seguro de um edifício ou instalação. Esses serviços abrangem uma ampla variedade de áreas, como manutenção predial, limpeza, segurança, gestão de espaço, suprimentos, atendimento ao cliente, gerenciamento de projetos e muito mais.

O objetivo dos serviços de facilities é garantir que um ambiente de trabalho ou uma instalação esteja operando de maneira ideal, atendendo às necessidades dos usuários e proporcionando um ambiente seguro e confortável. Esses serviços são projetados para lidar com as diversas demandas e desafios enfrentados por edifícios e instalações, incluindo manutenção, reparos, segurança, conformidade regulatória, eficiência energética e gestão de recursos.

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Os provedores de serviços de facilities são responsáveis por coordenar e executar essas atividades, fornecendo uma ampla gama de serviços especializados. Eles trabalham em estreita colaboração com os proprietários ou gestores de instalações para entender suas necessidades, desenvolver planos personalizados e implementar soluções eficazes.

Ao terceirizar esses serviços para empresas especializadas, as organizações podem se concentrar em suas principais atividades, enquanto os especialistas em facilities cuidam das demandas diárias e da manutenção contínua do ambiente físico.

História dos Serviços de Facilities

A história dos serviços de facilities remonta a várias décadas, com as suas raízes nas necessidades de gestão de edifícios e instalações. Inicialmente, as organizações costumavam tratar internamente de todas as atividades relacionadas com as suas instalações, desde a limpeza à manutenção e segurança. No entanto, ao longo do tempo, à medida que as empresas cresciam e as exigências se tornavam mais complexas, surgiu a necessidade de especialização e eficiência na gestão de instalações.

Nas décadas de 1960 e 1970, a terceirização de serviços começou a ganhar popularidade, impulsionada pela busca de economia de custos e eficiência. As empresas começaram a contratar fornecedores especializados para tratar de serviços específicos, como limpeza e manutenção, permitindo-lhes concentrar-se nas suas atividades principais. Esta tendência cresceu ao longo do tempo, à medida que as organizações se aperceberam dos benefícios da externalização de uma vasta gama de serviços de facilities a especialistas na matéria.

Desde a década de 1980, registou-se um aumento significativo da complexidade das instalações e do âmbito dos serviços de facilities. A gestão de edifícios inclui atualmente áreas como a segurança, a gestão da energia, a sustentabilidade e as tecnologias da informação. Esta expansão refletiu a necessidade de abordagens mais abrangentes e integradas à gestão de instalações para garantir o bom funcionamento dos ambientes de trabalho.

Na era moderna, esses serviços evoluíram para se tornarem soluções completas e personalizadas, adaptadas às necessidades específicas de cada organização. A tecnologia tem desempenhado um papel fundamental nesta evolução, com sistemas avançados de gestão de instalações, automatização de processos e monitorização remota que contribuem para a eficiência operacional e a melhoria dos serviços.

Serviços de Facilities: Como Reduzir Custos e Otimizar Recursos

Os serviços de facilities desempenham um papel fundamental na gestão eficiente de edifícios e instalações, sendo a redução de custos e a otimização de recursos uma preocupação central das organizações. Uma abordagem estratégica para atingir este objetivo passa por uma análise global dos serviços prestados, identificando áreas de desperdício e ineficiência. A eliminação de redundâncias, a racionalização de processos e a adoção de tecnologias avançadas são medidas eficazes para reduzir os custos operacionais.

Uma das principais estratégias para reduzir os custos consiste em negociar contratos competitivos com os fornecedores de serviços. O estabelecimento de relações de longo prazo e a procura de parcerias estratégicas também podem levar a descontos e condições favoráveis. Além disso, a implementação de programas de manutenção preventiva e a adoção de práticas eficientes de gestão de ativos podem ajudar a prolongar a vida útil do equipamento e a reduzir os custos de manutenção.

A utilização de tecnologias inovadoras, como a automação e os sistemas de monitorização remota, também desempenha um papel fundamental na otimização dos recursos. Estas soluções tecnológicas podem simplificar os processos, fornecer informações em tempo real e permitir uma tomada de decisões mais eficiente. Ao analisar continuamente o desempenho dos serviços das instalações, é possível identificar áreas de melhoria e implementar ações corretivas para maximizar a eficiência e reduzir os custos.

Além disso, a promoção de uma cultura de consciencialização entre os funcionários sobre a importância da utilização eficiente dos recursos pode gerar poupanças significativas. Incentivar práticas de sustentabilidade, como a poupança de energia, a utilização consciente da água e a reciclagem, não só reduz os custos, como também contribui para a responsabilidade social e ambiental da organização.

10 Benefícios dos Serviços de Facilities para empresas de todos os portes

No mundo empresarial altamente competitivo de hoje, as empresas de todas as dimensões estão sempre à procura de formas de melhorar a eficiência, reduzir os custos e aumentar a produtividade. Ao procurarem concentrar-se nas suas competências principais, muitas estão a descobrir os benefícios dos serviços de instalações, que englobam uma vasta gama de funções, desde a manutenção e limpeza à segurança, restauração e gestão de propriedades.

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Os Serviços de Facilities permitem às empresas subcontratarem funções operacionais não essenciais a especialistas, libertando tempo e recursos para se concentrarem no crescimento e desenvolvimento da atividade principal. Para além disso, estes serviços podem fornecer acesso a conhecimentos e tecnologia especializados, melhorar a qualidade do serviço e ajudar a garantir a conformidade com as leis e regulamentos. Em seguida, exploramos dez benefícios chave que os serviços de instalações podem trazer a empresas de todas as dimensões.

1.      Eficiência operacional

Os serviços de facilities permitem às empresas focarem em suas competências essenciais, enquanto profissionais especializados gerenciam tarefas operacionais, aumentando a eficiência geral da empresa.

2.     Redução de custos

A terceirização de serviços de facilities pode levar a uma redução significativa de custos. Isso inclui o alívio dos custos associados à manutenção de equipes internas e a redução de despesas gerais através da gestão profissional de recursos.

3.     Flexibilidade

Os serviços de facilities oferecem uma grande flexibilidade, permitindo que as empresas escalem suas operações para cima ou para baixo conforme necessário.

4.     Melhoria da qualidade de serviço

Fornecedores de facilities têm experiência e conhecimento especializado, o que geralmente resulta em um nível de serviço superior ao que poderia ser alcançado internamente.

5.     Cumprimento das regulamentações

A conformidade com as leis e regulamentações pode ser complexa e demorada. As empresas de facilities têm conhecimento especializado para garantir a conformidade com a regulamentação local e nacional, reduzindo o risco de multas e penalidades.

6.     Acesso à tecnologia avançada

Muitas empresas de facilities usam tecnologia avançada para melhorar a eficiência e a eficácia dos serviços prestados. Isso pode incluir softwares de gestão de facilities, ferramentas de rastreamento e sistemas de monitoramento.

7.     Redução do risco

Os serviços de facilities podem ajudar a mitigar uma variedade de riscos, desde questões de segurança física a problemas de manutenção. A identificação e resolução proativa desses problemas pode prevenir interrupções nas operações comerciais.

8.     Sustentabilidade

Muitas empresas de facilities estão incorporando práticas sustentáveis em seus serviços, o que pode ajudar as empresas a atingirem seus objetivos de sustentabilidade e melhorar sua imagem pública.

9.     Melhoria do bem-estar dos funcionários

Um ambiente de trabalho bem gerido e mantido pode melhorar o bem-estar dos funcionários, aumentando a satisfação e a produtividade no trabalho.

10.Maior tempo para focar no crescimento do negócio

Com os serviços de facilities cuidando das operações diárias, a liderança da empresa tem mais tempo para se concentrar em estratégias de crescimento e desenvolvimento.

A utilização de serviços de facilities pode trazer, portanto, uma série de benefícios para empresas de todos os portes, incluindo a melhoria da eficiência, a redução de custos, a melhoria da qualidade de serviço e a mitigação de riscos. Além disso, esses serviços permitem que as empresas se concentrem em suas atividades principais, ajudando-as a atingir seus objetivos de negócios.

Segurança e Facilities: Medidas Preventivas para Ambientes Corporativos

No ambiente empresarial, a segurança é um elemento fundamental para proteger os funcionários, a propriedade e a informação. Ao contratar serviços de facilities – que podem englobar funções como limpeza, manutenção, segurança e gestão de edifícios – é vital que as empresas garantam que estes fornecedores estão equipados para manter o ambiente de trabalho seguro e protegido.

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Escolher a empresa de instalações correta que adere a políticas de segurança rigorosas pode ser um passo fundamental para minimizar os riscos e evitar potenciais incidentes de segurança. Neste sentido, é essencial que as empresas saibam quais as medidas preventivas que podem ser implementadas, bem como a forma de verificar a segurança dos serviços de instalações contratados. Abordaremos esses aspectos abaixo.

Verificação de Antecedentes dos Funcionários

Antes de contratar uma empresa de facilities, certifique-se de que eles realizam verificações de antecedentes completas em todos os seus funcionários. Esta é uma etapa importante para garantir a segurança do seu ambiente de trabalho.

Políticas e Procedimentos de Segurança Claros

Procure empresas de facilities que tenham políticas e procedimentos de segurança claros e bem definidos. Isso deve incluir protocolos para situações de emergência, políticas de controle de acesso e medidas de segurança cibernética.

Treinamento de Segurança

Uma boa empresa de facilities deve fornecer treinamento de segurança regular e abrangente para seus funcionários. Isso deve abranger tudo, desde a prevenção de acidentes até a resposta a emergências.

Certificações e Credenciamentos Relevantes

Empresas de facilities com certificações e credenciamentos em áreas relevantes, como segurança e gestão de facilities, podem fornecer uma camada extra de confiança. Essas certificações demonstram que a empresa atende a padrões específicos de segurança e profissionalismo.

Revisões e Atualizações Regulares de Segurança

As empresas de facilities devem realizar revisões regulares de suas políticas e procedimentos de segurança, além de atualizá-los conforme necessário para atender a novas ameaças ou mudanças na legislação.

Experiência Comprovada

Verifique o histórico e as referências da empresa de facilities. Empresas com um bom histórico em segurança provavelmente terão políticas sólidas em vigor e serão capazes de implementá-las efetivamente.

Cobertura de Seguros Adequada

Certifique-se de que a empresa de facilities possui cobertura de seguro adequada. Isso pode ajudar a proteger sua empresa em caso de acidentes ou incidentes de segurança.

Comunicação Clara e Transparente

Uma boa empresa de facilities deve se comunicar de forma clara e transparente com você sobre todas as questões de segurança. Isso inclui informar você sobre qualquer problema de segurança potencial e discutir como eles planejam lidar com ele.

Ao contratar serviços de instalações, a segurança deve ser uma prioridade. Com a devida diligência, as empresas podem garantir que estão a contratar fornecedores de instalações que não só satisfazem as suas necessidades operacionais, como também adoptam uma abordagem proativa e profissional para garantir a segurança do ambiente empresarial.

Terceirização Estratégica: Passos para escolher os serviços adequados

Na procura constante de eficiência operacional e de concentração nas competências essenciais, muitas empresas estão a considerar a externalização estratégica de serviços de instalações. Estes serviços podem abranger uma variedade de funções, desde a manutenção e limpeza até à segurança e gestão de propriedades, permitindo às empresas uma melhor afetação dos seus recursos internos e a concretização mais eficaz dos seus objetivos comerciais.

No entanto, a decisão de subcontratar é complexa e requer uma análise cuidadosa para garantir que os benefícios da subcontratação superam quaisquer potenciais desvantagens. A chave para uma decisão de terceirização bem-sucedida é realizar uma análise interna abrangente para identificar as necessidades das instalações e os serviços que podem ser efetivamente terceirizados. No decorrer deste tópico, iremos explorar os passos a serem seguidos para que as empresas possam efetuar uma análise interna e tomar decisões assertivas na escolha dos serviços.

1.     Identifique suas necessidades

O primeiro passo na terceirização estratégica é entender claramente suas necessidades. Isto pode envolver a análise de várias áreas da sua empresa, como operações, manutenção, segurança, limpeza e outros serviços auxiliares. Defina quais são as suas necessidades reais e como a terceirização pode atendê-las.

2.     Analise seus recursos internos

Depois de identificar suas necessidades, avalie suas capacidades e recursos internos. O objetivo desta análise é determinar quais funções sua equipe atual pode realizar de forma eficiente e quais seriam melhor terceirizadas.

3.     Avalie a relação custo-benefício

Realizar uma análise de custo-benefício ajudará a entender se a terceirização de determinados serviços de facilities trará economia e eficiência. Além dos custos diretos, considere também fatores como tempo, recursos e possíveis riscos.

4.     Considere a continuidade do negócio

Alguns serviços de facilities são cruciais para a continuidade do negócio. Ao tomar decisões sobre a terceirização, é importante considerar quais funções são essenciais para suas operações diárias e qual seria o impacto se esses serviços fossem interrompidos.

5.     Determine o nível de controle necessário

Alguns serviços de facilities requerem um alto nível de controle e supervisão. Se a terceirização de determinado serviço reduzir o controle a um nível inaceitável, talvez seja melhor mantê-lo interno.

6.     Examine a flexibilidade e escalabilidade

As necessidades de facilities podem mudar ao longo do tempo. Ao avaliar potenciais serviços de facilities para terceirização, considere se eles podem se adaptar e escalar de acordo com as mudanças nas necessidades do seu negócio.

7.     Avalie potenciais fornecedores

Após identificar quais serviços de facilities podem ser terceirizados, avalie cuidadosamente potenciais fornecedores. Isso deve incluir uma avaliação de suas capacidades, histórico, reputação, conformidade com padrões de segurança e qualidade, entre outros critérios relevantes.

A terceirização estratégica dos serviços de facilities pode ser uma forma eficaz de melhorar as operações, reduzir os custos e permitir que as empresas se concentrem nas suas competências principais. No entanto, para que a subcontratação seja bem-sucedida, as empresas devem efetuar uma análise interna cuidadosa para garantir que estão a escolher os serviços de facilities corretos.

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Os Desafios na Implementação de Serviços de Facilities e como superá-los

A implementação de serviços de facilities é uma parte crucial da gestão eficaz de qualquer empresa, quer se trate de uma start-up em crescimento ou de uma empresa estabelecida. No entanto, a introdução destes serviços num ambiente empresarial pode trazer uma série de desafios, alguns deles são:

Gerenciamento de custos

É crucial gerenciar os custos de forma eficiente. Isso pode ser superado estabelecendo um orçamento claro, negociando contratos eficazes e monitorando regularmente os custos.

Padrões de qualidade

Garantir padrões de qualidade consistentes pode ser desafiador. Isso pode ser resolvido através da criação de diretrizes claras de qualidade, realizando verificações regulares e fornecendo feedback contínuo aos fornecedores.

Integração com as operações existentes

Isso pode ser superado por meio de uma comunicação clara, garantindo que todos na organização compreendam o papel e o valor dos serviços de facilities.

Conformidade e regulamentações

Manter-se atualizado e em conformidade com as regulamentações relevantes é fundamental. Para isso, é importante realizar auditorias regulares e treinamento em conformidade.

Gerenciamento de fornecedores

Trabalhar com vários fornecedores pode ser complexo. Uma solução pode ser centralizar o gerenciamento de fornecedores ou contratar um gerente de facilities dedicado.

Escalabilidade

À medida que a empresa cresce, os serviços de facilities precisam ser capazes de escalar. Isso pode ser alcançado escolhendo fornecedores que possam acomodar o crescimento e as mudanças.

Treinamento de pessoal

O pessoal precisa ser treinado para trabalhar eficazmente com serviços de facilities. Oferecer treinamento regular pode ajudar a superar este desafio.

Cada um destes desafios pode ser ultrapassado com um planeamento, comunicação e implementação eficazes. Ao enfrentar estes desafios, as empresas podem garantir que os serviços de facilities são um complemento valioso para o seu ambiente de trabalho.

Lista com os 15 principais serviços de facilities 

Em uma organização, conforme destacado anteriormente, os serviços de facilities estão relacionados a limpeza e polimento dos móveis, entrega de cafezinho, alimentação, rega e cuidado do jardim e plantas ornamentais, manutenção de equipamentos, ar-condicionado e elevadores, intermediário dos serviços de logística e podem atender a shoppings, hospitais, corporações, condomínios, e instituições financeiras, e cabe ao gestor de Facilities elaborar o planejamento estratégico das operações. Para isso, ele deve estar atento aos serviços fundamentais ao funcionamento da empresa contratada.

Dessa forma, os principais serviços oferecidos por Facilities são:

1. Suporte administrativo;
2. Recepção e atendimento;
3. Limpeza técnica e industrial e higienização;
4. Recursos audiovisuais;
5. Seleção de materiais, logística e armazenagem;
6. Serviços de copa;
7. Conservação de áreas externas e limpeza de fachadas;
8. Jardinagem;
9. Manutenção de equipamentos;
10. Manutenção predial;
11. Vigilância eletrônica e patrimonial;
12. Segurança pessoal e escolta armada;
13. Bombeiro civil;
14. Limpeza técnica industrial;
15. Recrutamento e seleção.

É válido ressaltar novamente que a escolha dos serviços adequados dependerá das necessidades individuais, da dimensão e do sector industrial de cada organização. No entanto, independentemente das especificidades, todos os serviços de instalações têm o objetivo comum de permitir que as empresas se concentrem nas suas competências principais e atinjam os seus objetivos estratégicos.

Contratos de serviços de facilities: elementos-chave para uma parceria bem-sucedida

Os contratos de serviços de facilities são um aspecto fundamental de qualquer organização moderna. Eles permitem que as empresas terceirizem a manutenção e a operação de sua infraestrutura para se concentrarem em suas principais competências. Entretanto, a criação de um contrato eficaz requer cuidado e atenção aos detalhes. Aqui estão alguns elementos-chave para uma parceria bem-sucedida.

Em primeiro lugar, é fundamental definir claramente as responsabilidades. Tanto o fornecedor quanto o cliente devem entender claramente o que se espera deles. Isso deve ser especificado no contrato para evitar futuros mal-entendidos. Por exemplo, se o fornecedor for responsável pela manutenção dos sistemas HVAC, isso deve ser explicado em detalhes. A definição de responsabilidades claras e acordadas garante que todos os envolvidos compreendam suas funções.

Em segundo lugar, a qualidade do serviço é fundamental. O contrato deve estabelecer padrões de serviço claros que o fornecedor deve cumprir. Isso pode incluir indicadores-chave de desempenho, como tempo de resposta às solicitações de manutenção, tempo de inatividade máximo permitido para equipamentos essenciais, entre outros. Esses padrões devem ser realistas, mas suficientemente rigorosos para garantir um serviço de alta qualidade.

O preço e as condições de pagamento também são um componente importante. O contrato deve definir claramente quanto será pago pelos serviços, quando os pagamentos serão feitos e quais condições podem levar a ajustes de preço. Uma boa relação contratual é aquela que apresenta um equilíbrio entre custo e qualidade dos serviços.

Outro elemento crucial é a resolução de conflitos. Não importa quão cordiais sejam as relações esperadas entre as partes, podem surgir desentendimentos. Portanto, o contrato deve prever um mecanismo para a resolução de conflitos. Isso pode incluir mediação, arbitragem ou, em casos extremos, litígio. Uma cláusula de resolução de conflitos bem definida pode economizar tempo, dinheiro e estresse no futuro.

Por último, mas não menos importante, um contrato de serviços de instalações deve levar em conta eventualidades, ou seja, situações de força maior. Nesse contexto, é importante prever situações imprevisíveis que possam afetar a capacidade de uma das partes de cumprir suas obrigações.

Monitoramento: A base para melhoria contínua e padrões de excelência

O monitoramento, no contexto do gerenciamento de negócios e da qualidade, refere-se à observação e ao registro sistemáticos das atividades de uma empresa com o objetivo de identificar tendências, medir o desempenho e melhorar a eficiência. É, sem dúvida, a base para o aprimoramento contínuo e a criação de padrões de excelência.

A supervisão dos serviços prestados pelos profissionais de Facilities requer a utilização de KPIs (Key Performance Indicator). Estes são indicadores que medem o desempenho da gestão dos serviços de Facilities, dos profissionais e a satisfação dos clientes. Os mais conhecidos são:

• Absenteísmo;
• Taxa turnover (rotatividade de funcionários);
• Taxa de retenção de talentos;
• Clima organizacional;
• Índice de satisfação;
• Índice de reclamações;
• Eficiência da produção;
• Taxa de retenção de cliente;
• Net Promoter Score (média de clientes que estão recomendando seus serviços);
• Horas trabalhadas em um projeto, incluindo atrasos;
• Índice de capacidade de resposta da empresa quanto a qualidade dos serviços prestados;
• Taxa de churns (clientes que não voltam a contratar os serviços da prestadora de serviços de Facilities).
• Crescimento mensal;
• Lucratividade;
• Taxa de Market Share (participação no mercado).

Existem diversos indicadores adequados ao setor, além daqueles personalizados pelas próprias prestadoras de serviços de Facilities.

É importante ressaltar, ainda, que é fundamental garantir que o processo de monitoramento seja conduzido de forma objetiva e imparcial. Erros na coleta ou interpretação de dados podem levar a conclusões errôneas e afetar negativamente a eficácia das estratégias de melhoria. Portanto, é importante investir em ferramentas e técnicas adequadas de coleta e análise de dados.

Sobre a Premium

Nascida no início dos anos 90, a Premium é referência em soluções de facilities e refeições coletivas para empresas de todos os portes. 

É válido ressaltar que a organização possui o Selo Quality Clean (SQC), obtido a partir da avaliação de um conjunto de protocolos rígidos relacionados à segurança sanitária, desinfeção e combate ao Covid-19. Conquistar o SQC certifica que o estabelecimento possui práticas seguras de higienização e alta confiabilidade no uso de suas instalações.

A parceria ideal para higienização, manutenção e conservação da limpeza além da gestão de serviços diversos para sua empresa é a Premium.

Você merece ser premium, portanto, saiba mais e peça o seu orçamento em https://somospremium.com.br/orcamento/

Ou por e-mail: contato@somospremium.com.br