Entenda Como Fazer Recrutamento e Seleção

Entender como fazer recrutamento e seleção é um passo crucial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa. Este processo não é apenas uma questão de preencher vagas; é uma estratégia integral que afeta diretamente a cultura organizacional, a produtividade e o clima no ambiente de trabalho.

É possível afirmar, que a falta ou a mal execução de um processo de recrutamento e seleção pode levar a uma alta taxa de turnover, desmotivação da equipe e, consequentemente, a custos elevados para a organização. Portanto, é imperativo abordar este tema com a seriedade e a atenção que merece. 

À título de exemplo, uma pesquisa realizada pelo GetApp em 2022, focada nas pequenas e médias empresas (PMEs), revelou que 85% dos profissionais de RH entrevistados acreditavam na existência de uma escassez de mão de obra e, dessa porcentagem, 49% afirmaram que o principal impacto negativo era a sobrecarga de trabalho em cima de outros colaboradores. Então, a falta de um profissional qualificado pode afetar negativamente o desempenho de uma equipe.

Dessa maneira, a seleção dos candidatos deve ser feita com métodos que permitam uma avaliação holística de suas competências e do seu potencial de encaixe na empresa. Técnicas como entrevistas comportamentais, testes de habilidades e análises de casos práticos são fundamentais para entender não apenas o que o candidato fez no passado, mas como ele pode contribuir para o futuro da organização.

Portanto, a importância de um processo de recrutamento e seleção eficaz não pode ser subestimada, pois ele desempenha um papel fundamental não apenas no preenchimento de vagas, mas também na construção de uma equipe coesa e motivada, capaz de enfrentar os desafios do mercado.

Continue lendo para saber mais!

Qual a importância do Recrutamento e Seleção?

A importância do Recrutamento e Seleção está relacionada à formação de equipes de alto rendimento, melhoria do clima organizacional e redução de custos. Um processo bem estruturado permite contratar profissionais qualificados e com competências socioemocionais, resultando em colaboradores mais engajados e duradouros.

Além disso, melhora o ambiente de trabalho, aumenta a satisfação e dedicação dos colaboradores, e contribui para a formação de equipes harmoniosas e eficazes. O recrutamento e seleção também pode ajudar a atrair e selecionar candidatos altamente engajados, fortalecendo a marca empregadora da empresa e gerando um efeito positivo no mercado de trabalho.

“Uma contratação eficaz tem o poder de diminuir significativamente o turnover e reduzir custos associados à rotatividade de pessoal. O processo detalhado de alinhamento com as expectativas da vaga, seguido de uma busca qualificada por candidatos, é fundamental para garantir que o talento selecionado esteja em perfeita sintonia com as necessidades da empresa.” afirmou Valéria Resende, co-fundadora e Head de operações na Onzze, que se destaca como uma especialista no campo de recrutamento e seleção.

Qual a diferença entre Recrutamento e Seleção?

Antes de entender como fazer o recrutamento e seleção de uma empresa, é importante considerar que o recrutamento e a seleção são processos distintos no contexto de contratação de pessoal. O recrutamento envolve atrair candidatos potencialmente qualificados para uma vaga, seja interna (priorizando colaboradores atuais) ou externa (abrangendo o público em geral).

Por outro lado, a seleção consiste em escolher, dentre os candidatos disponíveis, aquele mais adequado para a posição, visando contratar o profissional que melhor se encaixe nas necessidades da empresa. Em resumo, o recrutamento busca atrair candidatos, enquanto a seleção escolhe o mais adequado para a vaga.

Como Fazer Recrutamento e Seleção?

Para um profissional de Recursos Humanos (RH) dominar o processo de recrutamento e seleção é essencial para o sucesso na atração e retenção dos melhores talentos. Aqui está um guia com os 11 principais passos para entender como fazer recrutamento e seleção de forma eficaz:

1. Identifique a Necessidade de Contratação

Antes de mais nada, é essencial ter clareza sobre a necessidade de contratação na empresa. Este passo envolve uma análise detalhada para entender não apenas o papel que o novo colaborador desempenhará, mas também como essa contratação se alinha aos objetivos e à estrutura organizacional. Aqui vão algumas dicas para ser eficiente nesta etapa:

• Avalie as lacunas existentes: Analise sua equipe atual e identifique quais habilidades, competências ou posições estão faltando para alcançar os objetivos da empresa.
• Defina o perfil ideal: Com base nas lacunas identificadas, crie uma descrição detalhada do perfil do candidato ideal, incluindo habilidades técnicas e comportamentais.
• Considere o crescimento futuro: Pense não apenas nas necessidades atuais, mas também em como essa contratação pode contribuir para o crescimento e a evolução da empresa a longo prazo.
• Obtenha aprovação interna: Antes de prosseguir, certifique-se de que há um consenso e aprovação interna dos gestores para a abertura da vaga, incluindo o orçamento para a nova contratação.

Este é o primeiro passo crucial nas etapas de recrutamento e seleção, estabelecendo uma base sólida para os próximos passos do processo.

2. Defina a Descrição do Cargo

Criar uma descrição de cargo clara e detalhada é fundamental para atrair candidatos qualificados. Este documento serve como a primeira impressão que os potenciais candidatos terão sobre a vaga e a empresa, portanto, deve ser elaborado com cuidado. Aqui estão algumas dicas importantes para desenvolver uma descrição de cargo eficaz:

• Seja específico sobre as responsabilidades: Liste as tarefas diárias, semanais ou mensais de forma clara. Isso ajuda os candidatos a entenderem o que será esperado deles.
• Inclua os requisitos necessários: Especifique as qualificações educacionais, experiências profissionais e habilidades técnicas necessárias. Seja realista para não excluir bons candidatos que possam crescer no papel.
• Destaque as habilidades comportamentais: Além das competências técnicas, mencione as qualidades pessoais que são importantes para a empresa, como trabalho em equipe, liderança e capacidade de solucionar problemas.
• Descreva a cultura da empresa: Dê aos candidatos uma ideia do ambiente de trabalho e dos valores da empresa. Isso ajuda a atrair pessoas que se identificam com a cultura organizacional.
• Ofereça uma visão do que a empresa oferece: Além do salário, mencione benefícios, oportunidades de desenvolvimento profissional e outros incentivos que a empresa oferece.
• Seja transparente sobre o processo de seleção: Informe os candidatos sobre as etapas do processo de seleção, para que saibam o que esperar e possam se preparar adequadamente.

Ao seguir às orientações e elaborar a descrição da vaga com a máxima clareza, você potencializa a atração de candidatos que não somente detêm as competências necessárias, mas que também harmonizam com a cultura organizacional.

Além disso, descrição precisa e transparente da vaga minimiza o risco de desalinhamento de expectativas, evitando situações em que o candidato selecionado se depare com responsabilidades além das inicialmente comunicadas, o que poderia levar a uma sobrecarga de trabalho ou ao desempenho de múltiplas funções. Tal cenário é, por exemplo, propício ao aumento do turnover.

3. Planeje o Processo de Recrutamento

Tendo o perfil do candidato ideal e a descrição da vaga elaborados, é importante criar um plano de recrutamento que detalhe como e onde a vaga será divulgada, os métodos de seleção a serem utilizados e o cronograma para cada etapa do processo. Aqui estão orientações para elaborar um plano de recrutamento eficaz:

• Defina os canais de divulgação: Escolha onde a vaga será anunciada, considerando plataformas de emprego online, redes sociais profissionais, sites da indústria, e até mesmo programas de indicação interna.
• Escolha métodos de seleção adequados: Decida quais ferramentas e técnicas serão utilizadas para avaliar os candidatos. Isso pode incluir análise de currículos, testes de habilidades, entrevistas comportamentais e técnicas, e dinâmicas de grupo. Certifique-se de que os métodos escolhidos sejam relevantes para a vaga.
• Estabeleça um cronograma realista: Crie um calendário para cada etapa do processo, desde a divulgação da vaga até a decisão final. Isso ajuda a manter o processo organizado e a comunicar claramente as expectativas aos candidatos e aos envolvidos na seleção.
• Defina critérios claros de avaliação: Antes de iniciar o processo, estabeleça os critérios que serão utilizados para avaliar os candidatos. Isso ajuda a garantir uma seleção justa e baseada em competências relevantes para a vaga.
• Planeje a comunicação com os candidatos: Desenvolva um plano para manter os candidatos informados sobre o status de suas candidaturas. Uma comunicação clara e regular melhora a experiência do candidato e a imagem da empresa.

Seguindo estas diretrizes, você poderá conduzir um processo de recrutamento bem planejado.

4. Divulgue a Vaga

A divulgação eficaz da vaga é fundamental para atrair candidatos qualificados. Utilize diversos canais de comunicação, como o site da empresa, redes sociais, plataformas de emprego e até mesmo agências de recrutamento, se necessário. Certifique-se de que o anúncio da vaga seja claro, atraente e reflita os valores da empresa, além de detalhar as responsabilidades e requisitos do cargo.

Obs.: Com base no perfil de candidato ideal considere divulgar a vaga onde ele, provavelmente, se encontra. Por exemplo, se determinado perfil costuma ficar mais em redes sociais, comece a divulgação por elas.

5. Receba e Organize Candidaturas

A gestão eficiente das candidaturas é crucial para um processo de seleção ágil e eficaz. Faça uma planilha ou utilize uma plataforma de gerenciamento de candidaturas ou um software de Recursos Humanos (RH) que permita armazenar, organizar e filtrar os currículos e as informações dos candidatos.

Para isso, defina critérios claros e objetivos para a triagem inicial das candidaturas, como qualificações mínimas, experiência relevante e habilidades específicas. Isso ajuda a agilizar o processo de revisão, garantindo que apenas os candidatos mais adequados sejam considerados para as próximas fases do processo de seleção.

6. Conduza Entrevistas Preliminares

Entrevistas preliminares, muitas vezes realizadas por telefone ou videochamada, servem para avaliar brevemente os candidatos selecionados na triagem inicial e determinar quem avançará para as próximas etapas.

Embora as videochamadas sejam uma opção popular, um telefonema pode ser igualmente eficaz para esta fase preliminar. Utilize este contato para fazer perguntas-chave que revelem o interesse real do candidato pela vaga e sua adequação à cultura da empresa. Esta abordagem pode ser mais flexível e menos formal, facilitando uma conversa mais aberta e genuína.

É válido, portanto, desenvolver um conjunto de perguntas que ajudem a avaliar rapidamente as qualificações, a experiência e a motivação do candidato para a posição. Perguntas sobre expectativas de carreira, razões para se interessar pela vaga e pela empresa, e como suas experiências anteriores se alinham com o cargo podem fornecer insights valiosos nesta fase inicial.

Algumas ideias de perguntas são:

“Existe algum motivo em especial que te motivou a se candidatar para a vaga na nossa empresa?”

“O que te motiva a trabalhar nesta área/indústria?”

“Você já teve alguma experiência que te fez escolher este caminho profissional?”

Além dos exemplos acima, você pode considerar perguntas que ajudam a entender se as expectativas do candidato quanto ao ambiente de trabalho são compatíveis com o que a empresa oferece, a fazer com que o candidato refletir e expressar o valor pessoal e profissional que ele atribui à posição ou entender suas motivações. Mas, tenha em mente que detalhes específicos talvez ele não saiba e que muitas perguntas podem fazer com que ele se sinta pressionado.

7. Aplique Testes Técnicos ou Avaliações

A aplicação de testes técnicos ou avaliações comportamentais é uma maneira eficaz de medir as competências dos candidatos de forma objetiva.

Então, certifique-se de que os testes técnicos ou avaliações comportamentais sejam diretamente relacionados às habilidades e competências necessárias para a posição. Isso pode incluir, por exemplo, testes de codificação para desenvolvedores, análises de caso para consultores ou avaliações de design para criativos. A relevância dos testes garante que você esteja medindo as habilidades que realmente importam para o sucesso na vaga.

Por outro lado, para cargos que exigem uma compreensão mais profunda das habilidades interpessoais, motivações e compatibilidade cultural, também considere a aplicação de avaliações comportamentais por um psicólogo pode ser extremamente valiosa. Esses profissionais podem aplicar testes psicométricos e conduzir entrevistas profundas para avaliar aspectos como inteligência emocional, trabalho em equipe e liderança.

8. Realize Entrevistas Detalhadas

A fase de entrevistas detalhadas é crítica para avaliar a fundo a adequação do candidato à posição e à cultura da empresa. Aqui estão duas dicas importantes para conduzir essa etapa eficazmente:

• Utilize a técnica de entrevista comportamental, pedindo aos candidatos que compartilhem exemplos específicos de suas experiências passadas que demonstrem suas habilidades e como eles lidaram com situações desafiadoras.
• Inclua na entrevista os gestores diretos e, quando apropriado, membros da equipe com quem o candidato trabalharia diretamente. Isso não só ajuda a avaliar a adequação do candidato do ponto de vista de diferentes stakeholders, mas também permite ao candidato ter uma compreensão mais clara da dinâmica da equipe e das expectativas do papel.

Assim, você poderá conduzir entrevistas detalhadas que são cruciais para identificar candidatos que não apenas possuem as habilidades técnicas necessárias, mas que também se encaixam bem na cultura da empresa e na equipe

9. Verifique Referências

Outra etapa fundamental do processo de recrutamento e seleção é a verificação de referências porque serve para confirmar a veracidade das informações fornecidas pelos candidatos e para obter insights adicionais sobre seu desempenho e comportamento profissional.

Antes de entrar em contato com as referências fornecidas, crie um conjunto de perguntas para conseguir uma avaliação das competências chave e aos aspectos comportamentais relevantes para a vaga, como habilidades de liderança, ética de trabalho, e como o candidato lida com feedback e pressão.

10.Faça a Oferta de Emprego

Uma vez selecionado o candidato ideal, prepare e faça uma oferta de emprego formal, destacando os principais aspectos do pacote de remuneração, benefícios e quaisquer outros incentivos.

Ao preparar essa oferta de emprego, personalize-a com base no que você aprendeu sobre o candidato durante o processo de seleção. Destaque os aspectos do pacote de remuneração e benefícios que você sabe serem particularmente atraentes para o candidato, bem como quaisquer oportunidades de desenvolvimento profissional que alinhem com suas aspirações de carreira.

11.Realize o Onboarding

Após a aceitação da oferta, inicie o processo de “onboarding” que é um processo estruturado através do qual novos colaboradores são integrados a uma empresa e cujo objetivo é familiarizar os novos membros da equipe com a cultura organizacional, os processos internos, as políticas da empresa e suas respectivas funções e responsabilidades.

Então, além de treinamentos, designe um colega mais experiente como mentor ou buddy para o novo colaborador pode facilitar significativamente sua integração. A presença de um ponto de contato dedicado também promove um sentimento de pertencimento e apoio, essencial para a retenção a longo prazo.

Também é possível dividir o processo em 4 etapas gerais, conforme a explicação abaixo feita pela especialista de recrutamento e seleção Valéria Resende:

“O processo de recrutamento de seleção é muito parecido com o funil de vendas. A primeira etapa envolve um alinhamento detalhado com o gestor da vaga, para compreender profundamente o perfil desejado, incluindo as competências técnicas (hard skills) e comportamentais (soft skills) essenciais para o cargo. A segunda etapa é a busca, a atração desses talentos, a seleção em si. A terceira se refere à entrevista, case ou, como antigamente, a dinâmica de grupo. E a quarta e última etapa seria a contratação.” pontuou em entrevista.

Seguindo as etapas do processo de como fazer recrutamento e seleção apresentadas acima assegura eficiência e eficácia na integração bem-sucedida dos novos colaboradores na empresa e, além de um desempenho excepcional, pode resultar em um comprometimento duradouro do talento contratado.

Desafios Enfrentados Durante o Recrutamento e Seleção

O processo de recrutamento e seleção é fundamental para o sucesso de qualquer organização, mas vem acompanhado de uma série de desafios que podem impactar a eficiência e eficácia dessa atividade. Abaixo, exploramos os principais desafios enfrentados de acordo com Stephany Borowiec, a renomada Top Voice do LinkedIn, especialista em Recolocação Profissional e fundadora da With Consultoria de Carreiras.

Atrair Talentos Qualificados

Desafio: Encontrar candidatos que possuam as habilidades e experiências necessárias para a vaga.

Solução: Utilizar estratégias de marketing de recrutamento, como a otimização de anúncios de emprego para motores de busca e o uso de plataformas de redes sociais profissionais, como o LinkedIn. Além disso, investir em programas de indicação pode ser uma maneira eficaz de alcançar talentos qualificados.

Volume de Candidatos

Desafio: Gerenciar um grande número de candidaturas sem sobrecarregar os recursos da equipe.

Solução: Adotar sistemas automatizados de rastreamento de candidatos (ATS) para filtrar currículos com base em critérios pré-definidos, melhorando a eficiência da triagem inicial.

Tempo de Contratação Prolongado

Desafio: Processos de recrutamento demorados que podem resultar na perda de candidatos para outras ofertas.

Solução: Simplificar o processo de contratação, estabelecendo etapas claras e prazos realistas, e mantendo uma comunicação constante com os candidatos sobre o status de suas aplicações.

Avaliação de Candidatos

Desafio: Realizar uma análise precisa das competências e do potencial dos candidatos.

Solução: Implementar métodos de avaliação diversificados, como entrevistas comportamentais, testes de habilidades e dinâmicas de grupo, para obter uma visão holística dos candidatos.

Candidatos Não Qualificados

Desafio: Receber aplicações de indivíduos que não atendem aos requisitos mínimos para o cargo.

Solução: Melhorar a clareza e especificidade dos anúncios de emprego, destacando os requisitos essenciais e desejáveis, para desencorajar candidaturas inadequadas.

Competição com Outras Empresas

Desafio: Atrair talentos em um mercado competitivo.

Solução: Desenvolver uma proposta de valor ao empregado única, que inclua não apenas benefícios financeiros, mas também oportunidades de desenvolvimento profissional, flexibilidade no trabalho e uma cultura empresarial positiva.

Retenção de Talentos

Desafio: Manter os talentos engajados e satisfeitos no longo prazo.

Solução: Focar na experiência do colaborador desde o início, oferecendo programas de integração eficazes, oportunidades de crescimento e reconhecimento, além de promover um ambiente de trabalho inclusivo e suporte à saúde mental.

Custos Financeiros

Desafio: O alto custo associado ao processo de recrutamento e seleção.

Solução: Otimizar o uso de recursos, aproveitando tecnologias de recrutamento e seleção mais eficientes e considerando a contratação interna como uma alternativa para preencher vagas, reduzindo assim os custos de contratação externa.

Superar esses desafios requer uma abordagem estratégica e o uso eficiente de recursos e tecnologias. Ao adotar essas soluções, as organizações podem melhorar significativamente seus processos de recrutamento e seleção, atraindo e retendo os talentos necessários para seu sucesso.

Como definir o perfil ideal do candidato?

Definir o perfil ideal do candidato é um passo fundamental no processo de como fazer recrutamento e seleção, exigindo uma análise cuidadosa e estratégica das necessidades do cargo e da organização.

Dessa maneira, a definição do perfil ideal do candidato inicia-se com a análise funcional detalhada das necessidades, considerando as tarefas diárias, os objetivos a longo prazo e a integração do papel na estrutura organizacional a partir da determinação de um cargo. Além disso, é crucial identificar as competências chave necessárias e as qualificações técnicas e emocionais para o desempenho eficaz da posição.

A consulta com as partes interessadas e gestores é outro aspecto vital para definir o perfil ideal. O feedback de membros da equipe que interagirão diretamente com o novo contratado e a visão da liderança sobre as expectativas de longo prazo para o cargo fornecem insights preciosos.

Por fim, compilar todas as informações coletadas em um documento de perfil ideal é crucial, servindo como referência ao longo do processo de recrutamento e seleção. Este documento deve detalhar habilidades técnicas, competências comportamentais, características de personalidade e outros critérios relevantes, garantindo uma busca focada e eficiente pelo candidato ideal.

Como avaliar os candidatos de forma eficaz?

Para avaliar os candidatos de forma eficaz é preciso considerar algumas estratégias como: 

• Utilize Critérios de Avaliação Consistentes: Estabeleça critérios claros e objetivos de avaliação baseados nas competências e habilidades necessárias para a vaga. Isso ajuda a manter a imparcialidade durante o processo.
• Faça entrevistas Comportamentais: Aplique técnicas de entrevista comportamental para entender como o candidato agiu em situações passadas. Use perguntas como “Descreva uma situação em que você teve que resolver um conflito no trabalho”.
• Aplique testes de Competências: Implemente testes específicos para avaliar as habilidades técnicas ou competências essenciais para a função. Certifique-se de que os testes sejam relevantes para as tarefas que o candidato desempenhará.
• Promova dinâmicas de Grupo: Organize atividades em grupo para observar a interação dos candidatos, liderança, trabalho em equipe e habilidades de comunicação. Pode parecer antiquado, mas pode ser uma atitude que fornecerá insights únicos sobre o candidato.
• Avalie o Encaixe Cultural ou “Fit Cultural”: Além das competências técnicas, avalie o quanto o candidato se alinha com os valores, a missão e a cultura da empresa. Isso é crucial para garantir uma integração bem-sucedida e duradoura.

Seguindo esses pontos, os recrutadores podem realizar uma avaliação abrangente e justa dos candidatos, aumentando as chances de identificar aqueles que realmente se destacam e são mais adequados para a posição e para a empresa.

Quais as melhores ferramentas de Recrutamento e Seleção?

As melhores ferramentas de recrutamento e seleção são:

1. LinkedIn Recruiter: Uma plataforma poderosa para alcançar profissionais qualificados em diversos setores.
2. VAGAS.com: Um dos maiores sites de emprego no Brasil, ideal para divulgar vagas e atrair candidatos.
3. Catho: Outro grande portal de empregos no Brasil, com um vasto banco de dados de candidatos.
4. Indeed Brasil: Uma ferramenta global que permite a postagem gratuita de vagas e possui um grande alcance.
5. Pandapé: Um dos softwares de RH mais completos do mercado, especialmente projetado para otimizar e eficientizar os processos de recrutamento e seleção.
6. Gupy: É uma plataforma de RH que oferece uma solução completa e digital para contratar, admitir, treinar e engajar equipes de forma simples e eficiente.
7. JobConvo: Também é um software de recrutamento e seleção que utiliza inteligência artificial com um sistema de ATS (Applicant Tracking System) desenvolvido para atender, por exemplo, a realização de entrevistas em vídeo e testes técnicos personalizáveis. Além disso, ele facilita a admissão legal digital de candidatos, integrando-se ao e-Social.
8. Thomas International: Plataforma que oferece avaliações e testes psicométricos que auxiliam na identificação dos candidatos ideais e no desenvolvimento do potencial dos colaboradores.
9. Rankdone: Uma plataforma com IA que oferece testes customizáveis para avaliar competências técnicas e comportamentais dos candidatos.
10. Microsoft Teams ou Zoom: Embora não sejam específicos para recrutamento, esses softwares de videoconferência são amplamente utilizados para entrevistas remotas, permitindo interações em tempo real com os candidatos.

Cada uma dessas ferramentas pode ser utilizada em diferentes etapas do processo de recrutamento e seleção, ajudando as empresas a encontrarem os candidatos ideais

Este artigo ofereceu, portanto, um guia abrangente sobre como fazer recrutamento e seleção de maneira estratégica e eficiente. Cada fase do processo é essencial para garantir que a organização não apenas encontre candidatos qualificados, mas também indivíduos que se alinhem com a cultura e os valores da empresa, potencializando o sucesso organizacional.

Artigo por Ana Lima, empreendedora digital com formação técnica em administração de empresas e graduação em comércio exterior. Com sua paixão por marketing e comércio internacional, dedica-se a ajudar micro e pequenos negócios a se destacarem no mercado.