Serviços de Facilities: quais são e principais benefícios

Os serviços de facilities abrangem uma ampla variedade de áreas, como manutenção predial, limpeza, segurança, gestão de espaço, suprimentos, atendimento ao cliente, gerenciamento de projetos e muito mais.

Extremamente importante para o cotidiano, são serviços que são contratados para que especialistas desempenhem funções que não são essenciais para o core business da empresa contratante.

Segundo a ABRAFAC (Associação Brasileira de Property, Workplace & Facilitiy Management), o Brasil é líder na América Latina em termos de maturidade e desenvolvimento do segmento de serviços terceirizados para empresas. Tais serviços englobam manutenção predial, recepção, limpeza e alimentação.

Nós trouxemos mais informações sobre facilities, para que entenda quais são os serviços pertinentes para seu negócio e os principais benefícios atrelados a contratação deles.

O que são facilities?

Também conhecidos como serviços de gestão predial ou serviços de gerenciamento de instalações, referem-se a um conjunto abrangente de atividades e serviços que são essenciais para o funcionamento eficiente e seguro de um edifício ou instalação.

Os provedores de serviços de facilities são responsáveis por coordenar e executar essas atividades, fornecendo uma ampla gama de serviços especializados. Eles trabalham em estreita colaboração com os proprietários ou gestores de instalações para entender suas necessidades, desenvolver planos personalizados e implementar soluções eficazes.

Qual a importância do serviço de facilities?

Ao terceirizar esses serviços para empresas especializadas, as organizações podem se concentrar em suas principais atividades, enquanto os especialistas em facilities cuidam das demandas diárias e da manutenção contínua do ambiente físico.

E isso é extremamente vantajoso, por permitir que sua equipe se concentre no core business da empresa, enquanto profissionais capacitados lidam com as demandas comuns do cotidiano como a limpeza, manutenção de instalações, oferta de refeições nutritivas para a equipe e outras demandas.

Os serviços de facilities são soluções completas e personalizadas, adaptadas às necessidades específicas de cada organização e com excelente custo-benefício.

Desde os anos de 1960, o crescimento da procura por este tipo de serviço está associado ao desejo de gestores economizarem em seus custos de manutenção das instalações, limpeza, segurança predial e afins, sem abrir mão da qualidade. Afinal, a busca por eficiência sempre norteou a gestão.

O que faz com que a contratação de serviços desse tipo seja cada vez mais estratégica. Nos dias atuais, os gestores identificam áreas de desperdício de recursos e ineficiência nas organizações e terceirizam essas funções, com o intuito de promover parcerias estratégicas com condições favoráveis para a empresa.

Quais são os serviços de facilities?

Existem inúmeros serviços de facilities que podem ser contratados, como a limpeza e manutenção predial, recepção de clientes, preparo de refeições para a equipe e muito mais, conheça detalhes sobre alguns dos tipos de serviços que podem impactar seu negócio:

• Limpeza e Higienização: A limpeza e higienização são serviços comumente terceirizados pelos gestores, com o intuito de otimizar a manutenção das áreas nas quais a equipe trabalha, garantindo um ambiente agradável e higienizado segundo as normas vigentes, contando com mão de obra qualificada para tal;
• Manutenção: Os serviços de manutenção são essenciais para todas as empresas, o que inclui reparos elétricos, hidráulicos, instalação de equipamentos, reparos em condicionadores de ar e manutenções preventivas, o que demanda equipe qualificada e experiente para tal;
• Jardinagem: Os serviços de jardinagem contribuem para que o local tenha um belo paisagismo, que impacta positivamente na imagem da marca. Afinal, um ambiente bem cuidado chama a atenção da clientela. Além disso, é um serviço que precisa ser feito periodicamente;
• Segurança: Serviços de vigilância 24 horas, monitoramento por câmeras, rondas e controle de acesso são essenciais para prevenir danos e prejuízos patrimoniais. Empresas de todos os portes precisam investir em segurança para suas unidades;
• Recepção e Atendimento: Parte crucial da experiência do cliente, é necessário ter profissionais treinados para acolher os visitantes e gerenciar todas as demandas de atendimento ao cliente. Portanto, estão entre os serviços de facilities mais contratados, visando oferecer alto padrão de atendimento em cada interação.

Quais os principais benefícios de contratar uma empresa de facilities?

Contratar uma empresa de facilities desencadeia inúmeros benefícios, como o acesso a profissionais que são experts naquilo que fazem. Além disso, existem muitos outros benefícios atrelados à contratação, como:

Eficiência operacional

Os serviços de facilities permitem às empresas focarem em suas atividades essenciais, enquanto profissionais especializados gerenciam tarefas operacionais. Dessa forma, é possível aumentar a eficiência geral da empresa contando com mão de obra especializada em cada cargo

Redução de custos

A terceirização de serviços de facilities pode levar a uma redução significativa de custos. Uma vez que é possível reduzir custos relacionados à manutenção de uma equipe interna, bem como, a redução de despesas proporcionada por ter profissionais assertivos atuando em todos os cargos.

Flexibilidade

Contratando serviços de facilities é possível adequar o tamanho da equipe de acordo com a demanda em sua empresa. Essa adaptação contribui para que os custos também sejam flexíveis, gerando bons resultados para a empresa.

Melhoria da qualidade de serviço

Fornecedores de facilities têm experiência e conhecimento especializado, além disso, costumam usar ferramentas e tecnologias de ponta para desempenhar as funções. O que geralmente resulta em um nível de serviço superior ao que poderia ser alcançado internamente.

Cumprimento das regulamentações

Lidar internamente com a conformidade com as leis e regulamentações pode ser complexo. As empresas de facilities têm conhecimento especializado para garantir a conformidade com a regulamentação local e nacional, reduzindo o risco de multas e penalidades, gerando economia.

Acesso à tecnologia avançada

Muitas empresas de facilities usam tecnologia avançada para melhorar a eficiência dos serviços prestados. Para tal, recorrendo ao uso de softwares de gestão de facilities, ferramentas de rastreamento e sistemas de monitoramento visando a máxima eficácia.

Redução do risco

Os serviços de facilities podem ajudar a mitigar uma variedade de riscos, desde questões de segurança física estrutural a problemas de manutenção. A identificação e resolução proativa desses problemas pode prevenir interrupções nas operações, evitando prejuízos significativos.

Sustentabilidade

Muitas empresas de facilities estão incorporando práticas sustentáveis em seus serviços, o que pode ajudar as empresas a atingirem seus objetivos de sustentabilidade e melhorar sua imagem pública por meio das práticas de ESG.

Melhoria do bem-estar dos funcionários

Um ambiente de trabalho bem gerido e mantido pode melhorar o bem-estar dos funcionários, aumentando a satisfação e a produtividade no trabalho.

Recorra também a alimentação saudável no trabalho como ferramenta de bem-estar dos funcionários.

Maior tempo para focar no crescimento do negócio

Com profissionais cuidando das operações diárias, a liderança da empresa tem mais tempo para se concentrar em estratégias de crescimento e desenvolvimento. Viabilizando que a empresa tenha resultados acima de seus pares de mercado.

Como escolher a empresa de facilities ideal para minha empresa?

Contratar uma empresa que preza pela segurança dos profissionais, tem boa reputação e apresenta um orçamento com preço justo é importante para que tenha um serviço de excelência. O foco na qualidade é o que torna a contratação de uma empresa de facilities efetiva para a rotina de seu negócio, permitindo que a equipe agregue com suas soluções.

No ambiente empresarial é indispensável analisar múltiplos fatores para ser assertivo na contratação da empresa de facilities, evitando contratempos por erros em sua decisão. Alguns pontos devem ser considerados quando se está efetuando a contratação, tais como:

Verificação de antecedentes dos funcionários

Antes de contratar uma empresa de facilities, é importante ter o cuidado de se certificar de que a empresa contratada realiza verificações de antecedentes completas de todos os colaboradores. Trata-se de um cuidado importante para garantir a segurança em seu ambiente de trabalho, contratando profissionais com excelente credibilidade no mercado.

Políticas e procedimentos de segurança claros

Procure empresas de facilities que tenham políticas e procedimentos de segurança claros e bem definidos. Desde protocolos para situações de emergência e políticas de controle de acesso até medidas de segurança cibernética precisam estar alinhados com a equipe prestadora do serviço.

Treinamento de segurança

Para que seja qualificada como uma boa empresa de facilities a ser contratada, é indispensável que os profissionais passem por treinamento de segurança regular e abrangente, para que estejam preparados para as variadas situações que possam ocorrer. 

O treinamento deve prepará-los desde a prevenção de acidentes até a resposta a emergências que se deram durante o expediente, de forma inevitável.

Certificações e credenciamentos relevantes

Empresas de facilities com certificações e credenciamentos em áreas relevantes, como segurança, transmitem maior credibilidade ao contratante. Uma vez que essas certificações demonstram que a empresa atende a padrões específicos de segurança e profissionalismo.

Revisões e atualizações regulares de segurança

É fundamental que as empresas de facilities realizem revisões regulares de suas políticas e procedimentos de segurança, além de atualizá-los conforme necessário para atender a novas ameaças ou eventuais mudanças na legislação.

Experiência comprovada

Antes de fechar contrato é indispensável verificar o histórico e as referências da empresa de facilities. Parceiros que tenham um bom histórico no mercado provavelmente terão políticas sólidas em vigor e serão capazes de efetivamente proporcionar uma boa mão de obra.

Cobertura de seguros adequada

Certifique-se de que a empresa de facilities possui cobertura de seguro adequada. Isso pode ajudar a proteger sua empresa em caso de acidentes ou incidentes que não foram possíveis evitar.

Comunicação clara e transparente

Uma boa empresa de facilities deve se comunicar de forma clara e transparente com você sobre todas as questões que envolvem a parceria. Isso inclui informar você sobre qualquer problema de segurança potencial, ineficiência e substituição de colaboradores, visando discutir e planejar como lidar com os problemas.

Indicadores do serviço

É indispensável ter facilidade de acompanhar indicadores do serviço prestado, para identificar se estão alinhados com a expectativa gerada em torno da eficiência que o serviço de facilities deverá promover para sua empresa.

Ao contratar serviços de instalações, a segurança deve ser uma prioridade. Com a devida diligência, as empresas podem garantir que estão contratando prestadores de serviços de facilities que não só satisfazem as suas necessidades operacionais, como também adotam uma abordagem proativa e profissional para garantir a segurança do ambiente empresarial, promovendo sinergia entre as empresas para uma parceria duradoura.

Quais são os principais pontos a serem considerados na elaboração de um contrato de facilities?

Elaborar o contrato com assertividade é essencial para que se tenha uma parceria justa, eficiente e que beneficie as duas empresas envolvidas. Por isso, é um processo que envolve a análise de necessidades, estabelecimento de regras, desenvolvimento de um contrato que visa suprir as demandas, estabelecendo regras justas e transparentes entre as partes. Para tal, atente-se a alguns pontos essenciais de observar em seu contrato:

Identificação das necessidades

O primeiro passo na terceirização estratégica é entender claramente suas necessidades. Isto pode envolver a análise de várias áreas da sua empresa, como operações, manutenção, segurança, atendimento ao cliente, limpeza e outros serviços auxiliares. 

Defina quais são as suas necessidades de cada setor para ter clareza de como a terceirização pode atendê-las, para que possa ter uma decisão de contratação assertiva.

Análise de recursos internos

Após analisar as necessidades, é importante avaliar os recursos internos. De modo que identifique quais funções sua equipe atual pode realizar de forma eficiente e quais seriam melhor desempenhadas terceirizando. Essa análise permitirá até mesmo movimentar colaboradores internos, para que assumam novas posições antes de contratar facilities.

Avalie a relação custo-benefício

Faça a cotação para identificar o custo-benefício da terceirização, antes de dar prosseguimento ao processo de fechar os contratos com empresas de facilities. 

Além dos custos diretos, considere também fatores como tempo, recursos e possíveis riscos da decisão que está prestes a tomar.

Pesquise a reputação da empresa que almeja contratar

Após obter cotações, é natural que algumas empresas de facilities se destaquem. É necessário considerar quais delas possuem boa reputação no mercado e estão realmente preparadas para atender a sua demanda atual.

Analise a flexibilidade e escalabilidade

Em contato com a empresa, observe a possibilidade de a empresa escalar de acordo com as mudanças nas necessidades do seu negócio. Isso deve incluir uma avaliação de suas capacidades, histórico, reputação, conformidade com padrões de segurança e qualidade, entre outros critérios relevantes.

Negocie até que as cláusulas contratuais sejam justas para ambos

Esteja disposto a contar com suporte jurídico para análise do contrato, visando que a negociação fique justa para as duas partes, estabelecendo cláusulas claras sobre a performance esperada, padrões de eficiência e outros indicadores relevantes para monitorar a eficiência do trabalho desempenhado pela equipe terceirizada.

Quais os desafios na implementação de serviços de facilities e como superá-los?

Como todo processo novo, é natural ter dificuldades no processo inicial para implementação, com dificuldade de comunicação e até mesmo alinhamento cultural. Aspectos que são vencidos no dia a dia com dedicação ao processo e reuniões para ajustes. Alguns outros pontos que costumam ser desafiadores são:

Planejamento detalhado e gerenciamento de custos

A falta de clareza em relação ao que cada profissional desempenha como funções na empresa é um problema que costuma dificultar a implementação da prestação de serviços. É preciso delimitar funções e planejar detalhadamente as contratações que serão executadas. Além disso, o gerenciamento eficaz de custos é indispensável, a dificuldade inicial poderá ser superada ao estabelecer um orçamento claro a ser seguido. Dessa forma, a equipe terá facilidade de monitorar regularmente os custos e ter excelente retorno.

Comunicação eficaz

É natural ter dificuldade de estabelecer uma comunicação clara, contudo, a tecnologia e diretrizes contratuais podem delimitar meios oficiais de comunicação para ajustes, visando que os envolvidos possam se alinhar, evitando conflitos por falhas de comunicação.

Padrões de qualidade integrados à operações existentes

Garantir padrões de qualidade consistentes pode ser desafiador. A solução mais eficaz para resolver a situação é através da criação de diretrizes claras de qualidade estabelecidas em contrato, além de realizar verificações regulares e fornecer feedback contínuo aos fornecedores.

A integração pode ser facilmente resolvida por meio de uma comunicação clara, para que todos compreendam seus papéis e possam garantir que compreendem também o papel dos serviços de facilities que serão parte do dia a dia da empresa.

Conformidade com as regulamentações e gerenciamento de fornecedores

Manter-se atualizado e em conformidade com as regulamentações relevantes é fundamental para evitar multas e problemas com órgãos fiscalizadores. Para isso, é importante realizar auditorias regulares e treinamento contínuo, com o intuito de atualizar as práticas à medida em que as legislações vigentes são alteradas.

Trabalhar com vários fornecedores pode ser complexo. Uma solução pode ser centralizar o gerenciamento de fornecedores ou contratar um gerente de facilities que possa lidar com as múltiplas demandas, garantindo a execução de todas elas com qualidade.

Escalabilidade com equipe qualificada

À medida que a empresa cresce, os serviços de facilities precisam ser capazes de escalar. Isso pode ser alcançado escolhendo fornecedores que possam abraçar as mudanças, oferecendo a possibilidade prática de ampliar ou reduzir a mão de obra disponível para melhor atender.

Além disso, é fundamental contratar uma empresa que tenha como prioridade manter a equipe com o treinamento em dia. Afinal, são os treinamentos que reciclam a equipe, evitando que adotem práticas indesejadas no dia a dia.

Monitoramento e avaliação

O monitoramento precisa ser determinado em contrato, para que se tenha clareza de quais são os aspectos avaliados para que possam ser corrigidas as práticas equivocadas. Ter clareza sobre o que foi contratado e quais são as medidas corretivas é fundamental para evitar problemas.

Investimento em tecnologia

Ao enfrentar estes desafios para estabelecer um restaurante interno na empresa ou a contratação de serviços de facilities que tragam benefícios para a empresa, é natural ter como resultado uma empresa eficiente, que tem um poderoso complemento a partir dos serviços contratados.

Conclusão

A contratação de serviços de facilities costuma ser motivada pela busca de eficiência e redução de custos. Para tal, é indispensável percorrer uma trajetória de pesquisa no mercado, buscando encontrar uma empresa alinhada com a cultura de sua marca e que possa agregar valor por meio da prestação de serviços fundamentais para o funcionamento de seu negócio.

Ao longo dos últimos anos, a Proclean Premium Facilities tem apresentado um histórico de parcerias de sucesso, através do alinhamento com cada um de nossos contratantes. Focados em soluções de qualidade, nosso time desenvolve planos individualizados, para atender as demandas de cada empresa contratante.

Nosso trabalho se desenvolve com base em indicadores adequados ao setor, visando a busca contínua por entregar soluções eficazes aos nossos contratantes.

Somos uma organização com Selo Quality Clean (SQC), obtido a partir da avaliação de um conjunto de protocolos rígidos. Conte conosco em sua jornada rumo ao sucesso de seu negócio e tenha um parceiro de longo prazo na prestação de serviços de facilities. Sua empresa merece a qualidade Somos Premium.