Como implantar compliance na empresa: veja passo a passo

Desenvolver um protocolo de como implantar compliance é indispensável para empresas que buscam garantir a conformidade com leis e regulamentos, além de promover uma cultura organizacional ética e transparente.

Com a Lei 12.846/13 que ficou conhecida como Lei Anticorrupção, a responsabilização objetiva administrativa e civil das pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira ganhou força. 

Portanto, é indispensável que todos compreendam o passo a passo de como implementar compliance na empresa, para que seja possível adotar medidas e práticas que assegurem a conformidade com as leis e regulamentos. Nós trouxemos informações relevantes sobre como implantar compliance na empresa utilizando dicas práticas para seu negócio.

Quais são os principais benefícios de implementar um programa de compliance?

Antes de saber propriamente como implementar compliance na empresa, é importante ter clareza sobre os benefícios da decisão, como redução de riscos operacionais e aumento de eficiência.  Algumas das principais vantagens são:

• Redução de riscos: desenvolver um programa de compliance ajuda a identificar, avaliar e mitigar riscos, diminuindo a exposição da empresa a multas, penalidades e litígios.
• Melhoria da governança corporativa: compliance fortalece a confiança dos investidores, criando um ambiente mais favorável para o crescimento e a expansão.
• Aumento da eficiência: com processos e controles estabelecidos pelo compliance, é natural que se tenha uma significativa melhora da eficiência operacional, reduzindo erros, redundâncias e desperdícios de recursos.
• Fortalecimento da cultura organizacional: a clareza proporcionada pelo compliance é importante por criar um ambiente de trabalho mais saudável e confiável, onde os colaboradores se sentem valorizados, levando a um maior engajamento e produtividade.
• Acesso a novos mercados: uma cultura de conformidade sólida e transparente pode aumentar a confiança dos stakeholders na empresa, fortalecendo relacionamentos comerciais e facilitando a colaboração em projetos e iniciativas estratégicas.
• Valorização do trabalho: quando a empresa segue as regras, evita problemas financeiros e cresce de forma sólida, o que pode gerar mais oportunidades para todos os colaboradores.
• Orgulho em fazer parte: trabalhar em uma empresa ética faz com que todos sintam mais confiança no que fazem e no impacto positivo do seu trabalho.
• Proteção para você: se algo de errado acontecer dentro da organização, você sabe que tem um canal seguro para reportar situações sem represálias.

Quais são os passos para implantação de um programa de compliance?

A estruturação do compliance corporativo deve seguir uma abordagem holística e integrada, sempre respeitando o porte da empresa. Existem alguns pilares essenciais para um programa eficaz como o comprometimento da alta direção, mapeamento de riscos e outros processos. Entenda o passo a passo a seguir.

Obtenha o comprometimento da alta direção

O primeiro passo é assegurar o comprometimento da alta direção. Sem o apoio e a participação ativa dos líderes, a implementação de um programa de compliance pode falhar.

A alta administração deve estar ciente da importância do compliance na empresa e demonstrar seu comprometimento através de ações concretas, como a comunicação clara sobre as expectativas e a criação de um ambiente que valorize a ética e a conformidade.

Realize um diagnóstico para mapeamento de riscos

O diagnóstico é uma fase crítica onde se realiza uma análise completa das operações da empresa para identificar áreas de risco. Isso inclui:

• Avaliação das leis e regulamentos aplicáveis;
• Análise dos processos internos e histórico de incidentes;
• Entendimento da cultura organizacional.

Esse passo é fundamental para mapear as vulnerabilidades e preparar o terreno para as próximas etapas do programa de implementação de compliance na empresa.

Crie um código de conduta e políticas internas

O código de conduta é um documento vital que estabelece as normas éticas e comportamentais que todos os colaboradores devem seguir. Ele deve incluir:

• Diretrizes para conduta ética;
• Procedimentos para relatar violações;
• Medidas disciplinares em caso de infrações.

Esse documento não apenas orienta os colaboradores, mas também reforça a cultura de compliance dentro da organização.

Designe um responsável

É essencial designar um profissional ou uma equipe responsável pela implementação e gestão do programa de compliance. Os responsáveis devem ter autoridade suficiente para garantir que as políticas sejam seguidas e que haja monitoramento contínuo das práticas de compliance na empresa. 

Para ser eficaz na escolha de um responsável para implementar o programa, é importante considerar sua experiência, habilidades de liderança e conhecimento sobre as operações da empresa.

Treine os colaboradores

O treinamento é uma etapa fundamental para garantir que todos os colaboradores compreendam as políticas de compliance e saibam como aplicá-las no dia a dia. Os treinamentos devem ser regulares e adaptados às necessidades específicas dos diferentes departamentos da empresa.

Durante os treinamentos é indispensável abordar temáticas como ética no trabalho, consequências legais do não cumprimento das normas e procedimentos adequados para relatar irregularidades e segurança da informação. Como alerta Jonathas Abranches, Senior Cybersecurity GRC | Project Manager | ISO 27001 Lead Implementer, os maiores riscos cibernéticos vêm de dentro da organização.

“Campanhas de phishing simuladas e treinamentos interativos são essenciais para criar uma cultura de segurança digital dentro das empresas”, recomenda Jonathas.

Estabeleça canais de denúncia

A criação de canais seguros e confidenciais para denúncias é crucial para fomentar uma cultura de transparência. Esses canais permitem que os colaboradores relatem comportamentos inadequados sem medo de retaliação, incentivando a integridade organizacional.

Portanto, é indispensável que no projeto de como implantar compliance na empresa os canais de denúncia sejam estabelecidos e todos os funcionários saibam como utilizar esses canais e confiem na proteção oferecida.

Monitoramento contínuo

Segundo Jonathas, após obter certificações ou atingir conformidade com normas como a ISO 27001, muitas empresas deixam de monitorar e atualizar seus processos, o que abre brechas para novos riscos. O compliance deve ser um processo contínuo, com revisões e melhorias periódicas.

Implemente controles internos

Os controles internos são mecanismos necessários para monitorar a conformidade com as políticas estabelecidas. Isso inclui auditorias regulares, revisões de processos e relatórios sobre o desempenho do programa de compliance.

A implementação eficaz desses controles ajuda a identificar falhas rapidamente e a corrigir desvios antes que se tornem problemas maiores e prejudiquem a empresa. Cada um desses elementos reforça a credibilidade da empresa e a torna mais resiliente diante de desafios éticos e regulatórios.

Conte com segurança cibernética e compliance digital

A implementação de controles internos não se limita apenas a processos administrativos. No mundo digital, a segurança da informação é um pilar crítico do compliance corporativo. Segundo Jonathas, um dos maiores erros das empresas é focar apenas em tecnologia e ignorar o fator humano.

Uma vez que, “de nada adianta investir milhões de dólares em ferramentas de ponta se os funcionários não forem treinados para agir com segurança”, alerta Jonathas. Afinal, os profissionais podem cometer erros como acessar conteúdos com vírus e colocar todo o sistema em risco.

Crie processo de investigação e aplicação de ações corretivas

É necessário criar processos claros para investigar possíveis desvios e aplicar medidas corretivas quando necessário.

Dessa forma, seu programa de compliance terá a confiança de todos os colaboradores da organização, por realmente funcionar conforme o esperado.

Quais os desafios na implementação de um programa de compliance?

A implementação de um programa de compliance é um processo complexo que enfrenta diversos desafios. A resistência cultural, governança e comprometimento da alta gestão, gestão de riscos de compliance, proteção de dados, prevenção à lavagem de dinheiro, compliance digital, inteligência artificial e ESG são pontos críticos, compreenda mais:

Resistência cultural

A alta gestão precisa liderar pelo exemplo. Compliance não pode ser apenas um requisito regulatório, mas sim parte da identidade da empresa.  Muitas vezes, a cultura organizacional existente pode ser avessa à mudança, dificultando a aceitação das novas normas e práticas.

A resistência cultural é um dos maiores desafios na implementação de um programa de compliance. Afinal, o exemplo da alta administração é essencial para consolidar a cultura ética dentro da empresa.

A alta gestão precisa liderar pelo exemplo. Compliance não pode ser apenas um requisito regulatório, mas sim parte da identidade da empresa. 

Para vencer essa resistência, é fundamental que os líderes sejam os primeiros a demonstrar o compromisso com a conformidade, promovendo treinamentos, incentivando a transparência e reforçando a cultura ética no dia a dia. Compliance deve ser visto como um parceiro estratégico, não um fiscal punitivo. 

Falta de recursos

A falta de recursos financeiros e humanos pode limitar significativamente a capacidade de uma empresa em implementar um programa de compliance eficaz. Muitas organizações, especialmente as menores.

Afinal, as organizações podem não ter orçamento suficiente para contratar profissionais especializados ou investir em tecnologia necessária para monitorar a conformidade. Para contornar essa dificuldade, é possível optar por soluções terceirizadas ou ajustar suas expectativas e necessidades conforme seu porte.

Complexidade regulatória

A complexidade regulatória é outro desafio significativo. As empresas precisam navegar por um emaranhado de leis e regulamentos que variam conforme o setor e a localização geográfica.

Essa complexidade pode dificultar a compreensão das obrigações legais e aumentar o risco de não conformidade. A solução passa pela capacitação contínua dos colaboradores e pela consultoria com especialistas que possam ajudar na interpretação das normas.

Adequação às normas de segurança da informação e privacidade

Além dos desafios regulatórios tradicionais, as empresas precisam lidar com normas específicas de segurança da informação, privacidade e proteção de dados como ISO 27001, LGPD e GDPR. Segundo Jonathas Abranches, a versão 2022 da ISO 27001 trouxe novos controles, como inteligência de ameaças e mascaramento de dados. Empresas que não se adaptarem até outubro de 2025 estarão em risco de não conformidade.

“A ISO 27001:2022 representa uma evolução importante na segurança da informação, garantindo que as empresas estejam preparadas para as novas ameaças digitais”, explica Abranches.

Falta de envolvimento da alta direção

O comprometimento da alta direção é crucial para o sucesso do programa de compliance. Quando os líderes não estão envolvidos ou não demonstram apoio, isso pode resultar em falta de prioridade para as iniciativas de compliance dentro da organização.

Para mitigar esse desafio, é fundamental que os executivos sejam engajados desde o início do processo, participando ativamente na definição das políticas e promovendo uma cultura de conformidade.

Os especialistas da área de compliance recomendam que o compliance seja tratado como um fator estratégico de negócios, e não apenas uma exigência regulatória. Os KPIs precisam demonstrar como as iniciativas de compliance contribuem para o planejamento estratégico da empresa. Quando a alta gestão vê o impacto direto no negócio, o engajamento se torna natural.

Para isso, as empresas devem desenvolver indicadores mensuráveis, que mostrem não apenas riscos evitados, mas também ganhos de eficiência, reputação e confiabilidade no mercado.

Dificuldade em mensurar o retorno sobre o investimento (ROI)

Mensurar o retorno sobre o investimento (ROI) em compliance pode ser complicado, pois muitos dos benefícios são intangíveis, como a proteção da reputação da empresa e a mitigação de riscos legais.

Essa dificuldade pode levar à desvalorização do programa por parte da administração. Para abordar essa questão, as empresas devem desenvolver métricas claras que demonstrem os impactos positivos do compliance em termos financeiros e operacionais.

Tecnologia

A tecnologia desempenha um papel vital na implementação eficaz do compliance, mas também pode ser um desafio. A adoção de ferramentas tecnológicas requer investimento e treinamento adequado para garantir que todos os colaboradores saibam utilizá-las corretamente.

Além disso, a integração dessas tecnologias com os sistemas existentes pode ser complexa. Portanto, é essencial planejar cuidadosamente a implementação tecnológica e oferecer suporte contínuo aos usuários para evitar falhas que comprometam o processo.

Gestão de terceiros: Due Diligence e Prevenção a Fraudes

Garantir que terceiros (fornecedores, parceiros comerciais, etc.) também estejam em conformidade com as normas é um desafio adicional. A falta de controle sobre esses parceiros podem expor a empresa a riscos significativos.

A realização de due diligence é essencial para evitar riscos financeiros, regulatórios e reputacionais. As empresas precisam avaliar seus fornecedores com critérios rigorosos, garantindo que sigam padrões éticos e regulatórios. A transparência com stakeholders fortalece a credibilidade da organização e minimiza riscos futuros.

Isso inclui auditorias regulares, cláusulas contratuais específicas e monitoramento contínuo para garantir que terceiros operem dentro dos padrões exigidos.

Comunicação

O fluxo de informações entre a área de compliance e a diretoria precisa ser rápido e eficiente. Uma comunicação ineficaz pode comprometer todo o esforço de implantação do programa de compliance.

É fundamental que as informações sobre políticas, procedimentos e canais de denúncia sejam claramente comunicadas a todos os colaboradores. Além disso, deve haver um feedback contínuo para garantir que todos entendam suas responsabilidades dentro do programa.

Conclusão

Aproveitar um passo a passo eficaz de como implementar compliance na empresa pode ser a diferença para que sua organização alcance um novo patamar.

Afinal, é importante adequar a empresa aos novos cenários de mercado. Ao estabelecer compliance com assertividade, sua marca se destaca como um parceiro de negócios confiável.

Quando há um planejamento de como implementar compliance na empresa é natural buscar parceiros que atuam em conformidade. Sempre procure parceiros comprometidos com práticas de compliance e ESG para sua empresa.

Conte com a Premium Essential Kitchen como uma aliada de sua organização, que promove alimentação no local de trabalho e tem uma política sólida de compliance.

Entre em contato conosco, solicite um orçamento e estabeleça uma parceria satisfatória para sua equipe.

Este texto contou com a colaboração de:Jonathas Abranches, Especialista Sênior em Cybersecurity GRC e Lead Implementer da ISO 27001 na CMJ Services Consultoria. Contato: Jonathas@cmjservices.com.br | Fone:+353 83 309 2241 e +55 11 96063-8974.”