Entender como trocar fornecedor de refeitório corporativo de modo estratégico é fundamental para que não se tenha problemas operacionais no funcionamento do refeitório. Afinal, se a troca é abrupta, é possível que ocorra falha no fornecimento dos alimentos para a equipe.
Por isso, existem vários cuidados que precisam ser adotados durante a troca, com o intuito de promover benefícios para sua equipe escolhendo um fornecedor que segue a Resolução RDC nº 216/2004 da ANVISA, oferece cardápio saboroso, variado e nutritivo. Além de ser relevante estruturar um cronograma de transição, é preciso fornecer treinamento de manipuladores de alimentos, visando a máxima eficiência.
Nós trouxemos alguns pontos relevantes para os quais se atentar, com o intuito de que possa fazer uma transição suave entre fornecedores, visando que o novo contrato traga mais satisfação que o firmado anteriormente, escolhendo um fornecedor que adota POPs nutrição para atender à RDC 216, visando estabelecer um acordo de nível de serviço eficiente (SLA de refeitório). Entenda mais detalhes a seguir.
A troca de fornecedor de refeitório corporativo precisa ser feita com base em uma série de critérios, visando evitar uma decisão que desencadeia consequências negativas como ficar dias sem refeições disponíveis. Entenda algumas condutas que são relevantes:
Todo o processo se inicia ao mapear as necessidades em sua empresa. Observe quais refeições precisam ser servidas, para quantos colaboradores e quais as restrições alimentares de colegas que eventualmente possuem alergias ou preferências específicas.
Dessa forma, é possível ter em mente quantos pratos serão servidos, em qual horário do dia as refeições são disponibilizadas e qual cardápio será mais apropriado para a rotina da empresa.
Afinal, uma empresa de 600 funcionários precisa de uma logística alimentar diferente da empresa com 200 funcionários. Por isso mesmo, é pertinente tomar decisões pautadas na dinâmica do negócio e não meramente no custo-benefício de cada fornecedor.
Ciente de quais são as necessidades da empresa, é possível perceber em quais pontos o fornecedor atual foi insuficiente. Além disso, é hora de revisar o contrato existente, para que possa conduzir a substituição.
É importante verificar a presença de multas por quebra de contrato, por exemplo. Bem como, avaliar se é sustentável permanecer com a fornecedora atual até que todo o período contratual vigente seja cumprido.
O objetivo é alinhar prazos para que o atual fornecedor não deixe sua equipe sem refeições, bem como, seja possível evitar multas por quebra de contrato. Conhecendo todos os detalhes é possível planejar uma transição segura e tranquila entre fornecedores.
Ciente da demanda atual da empresa e de quando será possível firmar um novo contrato, é importante solicitar propostas de fornecedores que atendem a sua região e são devidamente qualificados para atuar em seu refeitório corporativo.
Para tal, é indispensável analisar a reputação das equipes disponíveis, verificando histórico, se são capazes de atender o volume de refeições diárias que sua empresa necessita e se o cardápio atenderá as expectativas atuais.
Sempre observe fatores relacionados à qualificação, como premiações na área, certificados e cultura empresarial do novo fornecedor. Dessa forma, poderá contratar profissionais qualificados que não serão responsáveis por causar problemas no fornecimento das refeições em sua empresa.
É importante analisar o contrato existente, informar o fornecedor que não haverá renovação e acordar com o novo fornecedor de refeitório quando será o momento ideal para que possa assumir a disponibilização dos pratos para sua equipe.
Definindo um cronograma claro é possível fazer a transição de forma suave, evitando que ocorram falhas no fornecimento das refeições por erros em relação ao processo de substituição de equipe.
Fazer reuniões com as partes envolvidas será fundamental para o alinhamento de expectativas, visando que o processo seja o mais tranquilo possível. Uma vez que, é preciso que as duas equipes de fornecedores estejam devidamente preparadas para que a mudança ocorra.
Por mais capacitada que a nova equipe seja, é necessário que os colaboradores entendam a realidade de seu negócio e passem por treinamentos. Uma vez que, há necessidade de fazer a logística das refeições funcionar conforme o esperado.
É importante que a equipe nova tenha tempo de adaptação, visando garantir que se habitue ao ritmo da empresa, quantidade de refeições servidas, sabor esperado e outros detalhes que são relevantes.
Para tal, é necessário reunir-se para validar cardápio e enviar feedback de forma consistente. De modo que, a empresa possa ser assertiva na condução das refeições, fornecendo alimentos saborosos, nutritivos e que suprem as expectativas.
Os colaboradores de sua empresa precisam ser notificados de que há uma transição ocorrendo com o intuito de atender a demanda apresentada por eles. Afinal, o principal gatilho para a tomada de decisão a respeito da mudança são as reclamações dos funcionários que consomem as refeições diariamente.
Portanto, é preciso reunir a equipe e informar que está sendo feita uma mudança após ouvir as reclamações e buscar uma fornecedora capaz de atender a demanda com maior eficiência.
Vale a pena fazer a reunião quando já existe um cronograma em andamento, informando a data em que o atual fornecedor deixará de atender a empresa e quando o novo cardápio entra em vigor assinado por uma nova equipe.
O acompanhamento próximo durante os primeiros meses de atuação do novo fornecedor é indispensável. Uma vez que, há necessidade de garantir que possa corrigir falhas de forma eficiente e rápida.
Seja uma falha no horário da entrega das refeições, em relação à temperatura ou até mesmo descumprimento recorrente daquilo que é divulgado como cardápio do dia. Afinal, falhas são comuns no início de um contrato de fornecimento de alimentos para muitos colaboradores.
Contudo, se a gestão acompanha de perto, é possível apontar ao fornecedor quais são os pontos que precisam ser melhorados, visando aperfeiçoar processos. O que será fundamental para que o novo contrato seja duradouro.
Não há um momento ideal para iniciar a troca que seja padrão em todas as empresas. Na prática, é preciso observar os gatilhos que indicam a necessidade de procurar um novo fornecedor, como a queda de qualidade nas refeições servidas.
A primeira conduta a ser adotada é comunicar ao fornecedor atual o problema e aguardar a correção. Caso a conduta não esteja alinhada com o esperado, ou seja, a melhora não ocorra, é necessário buscar um novo fornecedor para atender sua equipe.
O objetivo é que os colaboradores percebam que a gestão ouviu o aumento da reclamação em relação à refeição e que está se movimentando para resolver o problema substituindo o fornecedor atual.
Quando se fala em alimentação coletiva, é natural que um número significativo de colaboradores tenha opiniões negativas, seja sobre o cardápio ou outros detalhes que englobam o fornecimento dos alimentos.
Contudo, é importante que a empresa acompanhe esses feedbacks de perto. Justamente para identificar quando é uma questão que envolve o gosto pessoal, por exemplo, o cardápio poderia ser melhorado. E quando a questão envolve atrasos, erros e falhas.
Ao perceber que o fornecedor tem sido recorrente em cometer erros, é necessário considerar a substituição, visando que a alimentação não se torne um ponto de insatisfação entre sua equipe.
Afinal, o alimento servido no refeitório corporativo precisa ser um benefício para a equipe e não fonte de um transtorno por falta de qualidade, atrasos ou disponibilização de alimentos sem sabor.
É fundamental que a gestão se prepare para planejar uma transição suave, que não impacta a rotina dos profissionais. Uma vez que, o pior cenário imaginado é quando o fornecedor é notificado de que haverá substituição e simplesmente para de servir as refeições antes que o novo contratado assuma o papel.
Por isso mesmo, é preciso se reunir com os fornecedores, buscar o caminho do diálogo e estabelecer um cronograma que seja benéfico para as partes envolvidas. O objetivo é garantir que todos cumpram o combinado.
De modo que, os profissionais não fiquem sem refeições em dia algum, garantindo eficiência na substituição. Além disso, é natural que na reunião marcada para informar que o contrato não será renovado, a equipe atualmente responsável pelo refeitório tente adotar medidas para não perder o negócio.
Nesse caso, é válido que os gestores estejam abertos para negociação, visando ouvir o fornecedor de refeitório corporativo, para que seja possível até mesmo aprender com essa experiência.
Uma vez que, é natural que a equipe fale sobre os desafios do refeitório, custos e outros detalhes que o gestor pode absorver como experiência para sua nova contratação. Visando que esteja mais bem preparado para escolher a próxima equipe.
A troca de fornecedor pode desencadear uma série de questões, como atrasos na operação, resistência dos colaboradores e até falhas de abastecimento, compreenda detalhes de como lidar com os cenários a seguir:
Dependendo de fatores como o porte da empresa contratada para atuar como fornecedor de refeitório, é natural que ocorram atrasos na adaptação da equipe e da operação. Nesses casos, os colaboradores podem ser prejudicados por não encontrarem alimentos disponíveis no horário ideal, por exemplo.
O ideal é garantir treinamento e buscar contratar uma equipe com expertise comprovada. De modo que, possa garantir que as refeições sejam entregues com qualidade, na temperatura ideal e variedade esperada, sem atrasos.
Os colaboradores precisam ser informados que a mudança ocorreu a partir da escuta ativa de reclamações persistentes que partiram deles. Dessa forma, é natural que a resistência seja minimizada, possibilitando que mais pessoas estejam abertas a degustar o novo cardápio que será servido.
Toda mudança gera impactos positivos e negativos, por isso, comunicar com antecedência é uma excelente saída para garantir que a resistência dos colaboradores seja a menor possível.
Não é incomum que ocorram falhas no abastecimento e logística de insumos. Para evitar esse tipo de transtorno, é indispensável produzir um cronograma de transição, para que o novo fornecedor possa se preparar.
O objetivo é que as compras possam ser realizadas e a equipe possa se familiarizar com o refeitório, promovendo alimentação de qualidade sem atrasos ou falta de insumos importantes para que o cardápio planejado seja entregue.
Erros de planejamento podem ocasionar custos extras como o pagamento de multas por quebra de contrato. Bem como, o custo de arcar com a refeição de toda a equipe caso o fornecedor demitido simplesmente deixe de oferecer os alimentos precocemente.
Portanto, é necessário que o gestor avalie esses riscos e tome medidas preventivas, com o intuito de que possa estar resguardado, evitando que a equipe seja penalizada durante a transição.
Saber como trocar o fornecedor de refeitório corporativo com segurança evita uma série de transtornos que impactam negativamente a experiência de seus colaboradores.
Portanto, é um processo que precisa ser bem estruturado pela gestão, com o intuito de evitar erros, prejuízos e desgaste desnecessário ao findar um contrato.
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